Ketelaar Accountancy en Belastingadviseurs nam in het najaar van 2011 als een van de eerste kantoren deel aan de eerste Integrale Ketentest SBR voor banken. Jan Ketelaar, directeur van het gelijknamige Twentse MKB-kantoor: “Wij hebben altijd geprobeerd vooruitstrevend te zijn in het gebruik van technieken. Die continue focus op digitalisering heeft ons ook gebracht waar we nu staan. We kunnen alle gewenste/vereiste rapportages digitaal aanleveren, inclusief de kredietrapportages voor onze klanten.”
Jan Ketelaar en digitalisering horen bij elkaar. Die focus heeft hij niet alleen binnen de muren van zijn eigen kantoor, maar ook binnen het NOAB-bestuur, waar hij IT als belangrijke post/belangrijk aandachtsgebied naar zich toe trok. Vanaf 2008 werd hij als NOAB-adviseur ook betrokken bij de ontwikkeling van de bankentaxonomie. Ketelaar: “Dat IT in de nabije toekomst heel belangrijk zou worden voor kantoren, was NOAB en mij toen al wel duidelijk. Tastbaar voorbeeld daarvan was het feit dat met ingang van 2013 de belastingaangiften IB/Vpb voor het eerst moesten worden ingediend via SBR, waarna zowel de aangiften loonheffing als omzetbelasting volgden. En natuurlijk hebben we als een van de laatste ‘wapenfeiten’ het inschieten van kredietrapportages in SBR.”
Digitaliseren van informatie is een continu proces binnen zijn kantoor, benadrukt Ketelaar. “Ik heb er in 2008 al bewust voor gekozen om een medewerker 2,5 dag per week vrij te maken om alle documenten zoveel mogelijk te digitaliseren. Daardoor hebben we nu van alle cliënten permanente dossiers die ik online kan benaderen. In die digitale dossiers (van ProManagement Software) zitten alle belangrijke documenten; kopieën van paspoorten, statuten, machtigingen, aangiften Vpb over de laatste zes jaar, etc. Daarnaast hebben we de jaardossiers – die we niet naar buiten open zetten – en ook die zijn allemaal digitaal. Door hier een goed CRM-systeem aan vast te knopen, hebben we alle digitale informatie van onze klanten binnen handbereik.”
De continue focus op IT, op verdere digitalisering, maakt dat de stap om kredietrapportages te kunnen aanleveren in SBR voor Ketelaar niet zo groot was. “Wanneer je alle extra informatie die er bovenop de jaarrekening wordt uitgevraagd nog ongestructureerd op allerlei plekken hebt staan, is die stap vele malen groter. En het wordt natuurlijk nog lastiger als je met software werkt die SBR- kredietrapportages (nog) niet faciliteert.” Softwareleveranciers die de ‘SBR-module’ nog moeten inbouwen komen nu wel in beweging, geeft Ketelaar aan.
Wat het kantoor van Ketelaar wel doet – maar andere kantoren niet – is dat het ook rapportages aanlevert van klanten die creditposities hebben als BV of eenmanszaak. Het is een zeer principiële keuze die Ketelaar hierin maakt. “Kijk, wanneer Rabobank een nieuwe editie van Cijfers en Trends maakt, wil je dat zij daarvoor gebruikmaakt van álle door haar ontvangen kredietrapportages. Op die manier krijg je namelijk een beter, betrouwbaarder beeld van hoe het er in een bepaalde sector voor staat. En dat maakt het weer mogelijk dat je beter kunt benchmarken. Ter illustratie: ik heb er als kantoor belang bij dat ik weet hoe mijn klant die in Almelo een cafetaria runt, het doet in vergelijking met de andere cafetariahouders in Almelo. Die benchmarkinformatie zou ik van de bank graag terug willen ontvangen. Waarom? Omdat ik dan beter weet waar die klant staat, waardoor/zodat ik hem scherper kan adviseren.”
Ketelaar trekt de parallel tussen vroeger en nu: “Vroeger bracht een klant zijn spullen naar een boekhouder en kreeg hij zeven maanden later een overzicht. Nu kunnen we zijn cijfers bijna real-time verwerken met slimme software en hebben we veel meer mogelijkheden. Kijk, op basis van wetgeving heeft een ondernemer nog steeds een jaarrekening nodig, maar feitelijk is dat achterhaald. (Je gaat veel verder!) Met data-analyse, tussentijdse cijfers, etc. Voorbeeld: een van mijn klanten die veel met projecten werkt, kon geen goed overzicht krijgen van voor- en nacalculatie en het onderhanden werk. Het bedrijf heeft daarvoor nu een mooi digitaal platform gebouwd. Je kunt daardoor nu doorklikken op project X, je ziet wie er hoeveel medewerkers heeft ingehuurd, je kunt facturen koppelen; die hele stroom kun je volgen. Daar komt je toegevoegde waarde als adviseur van pas voor je cliënt. Stel dat je cliënt 60 euro rekent voor een monteur, maar dat zou 65 euro moeten zijn omdat hij er anders 5 euro op toelegt. Hoe komt dat in de nacalculatie eruit? Door de ondernemer dit soort informatie te laten zien, kan hij veel beter sturen.”
Ketelaar besluit: “Innovaties in digitalisering zijn voor ons kantoor een wezenlijk onderdeel om onze cliënten goed te kunnen begeleiden en te ondersteunen. Ook het faciliteren van SBR- kredietrapportages hoort daarbij. Tip voor collega’s die nog niet aangesloten zijn op SBR Banken; maak gebruik van de mogelijkheid om je te laten aansluiten door het EHBA-team. Dat kost je veel minder tijd en zij hebben alle technische kunde in huis.”